Bits to Pieces is...

views on digital preservation

thoughts and views

tips and tricks

bits of others

Save as....03 File formats

Software is constantly being updated, and new software may not always support files created with older versions. Therefore, bear in mind exactly what you want to store. If it's a text document, then just the content may be enough. If it's a working draft, then you will also want to save the properties. However, if it is your definitive document then the form will be important too.



Save as... 02 Documents

Preservation of digital records requires a different approach to paper storage, because a digital file consists of a series of ones and zeros—the bit stream. This always needs a specific combination of hardware and software in order to be read. Damage to the bit stream and fast technological advancements are a threat to digital files. Therefore, digital preservation requires special measures (in addition to selecting, ordering and describing) to ensure that digital documents remain usable.




To keep files sustainably accessible, take the following steps when you create a document and save it for the first time:

  • Choose unique logical file names. Give version numbers to identify documents easily. Enter a date in the format YYYYMMDD.
  • Avoid using spaces, periods, commas or other strange characters in the file name. Use an underscore to separate words.
  • Store files that belong together in folders. Create a conveniently arranged folder structure that suits your own working process. Avoid too many layers in the structure.
  • Give the folder a descriptive name; follow the same guidelines as for the file names.
  • Be selective and do not store incomplete or unclear files.

Save as... 01 Digital preservation

Preservation of digital records requires a different approach to paper storage, because a digital file consists of a series of ones and zeros—the bit stream. This always needs a specific combination of hardware and software in order to be read. Damage to the bit stream and fast technological advancements are a threat to digital files.

Therefore, digital preservation requires special measures (in addition to selecting, ordering and describing) to ensure that digital documents remain usable.


Concise Guide nr 3

Very proud to present to you the latest addition to the Concise Guide archiving for Designers selection. Barcelona's Design Museum, centre and laboratory DHUB translated the Guide to Spanish and Catalan. We took the chance to update the  English text and all languages will be made available on the DHUB website.



You will find an English downloadable Concise Guide here on their site...


Thinking of a next translation that could only be Chinese....or Turkish perhaps?












Bewaar Me - vijf vuistregels

Op 5 november sprak ik op de Premsela conferentie Bewaar Me - over het bewaren van vormgevingserfgoed. In mijn sessie besteden we aandacht aan het bewaren van digitale vormgevingsarchieven.



It's in the name

Hoe vind je toch die ene foto terug? Of dat ene bestand waar je het laatste aan werkte?

 

 

 

Beautiful Backup

Wanneer heb je voor het laatst een back up van je computer hebt gemaakt?

Gisteren? Vorige maand? Nog nooit?

 

 

 

Think, Design, Create

Wat doe je als je weet dat de gemiddelde levensduur van een digitaal bestand maximaal zo'n jaar of vijf is? Er niet aan denken is natuurlijk een oplossing waar je rustig van gaat slapen. Voor even. Want wat doe je als je weet dat je de laatste jaren alle belangrijke gebeurtenissen alleen digitaal hebt vastgelegd? De geboorte van je kind, de foto's van je wereldreis, je trouwdag, die allermooiste van je oma? Wat doe ja dan?

 

 

Bewaar Me - vijf vuistregels
Published by kvdh on Friday, 05 November 2010 07:31
Op 5 november sprak ik op de Premsela conferentie Bewaar Me - over het bewaren van vormgevingserfgoed. In mijn sessie besteden we aandacht aan het bewaren van digitale vormgevingsarchieven.




In mijn ogen is de ontwerper zelf eerst verantwoordelijk. Hij of zij moet dus zelf aan de slag om zijn digitale bestanden voor langere tijd beschikbaar te houden. Dat is ook in zijn eigen belang, het is handig om je (werk)archief toegankelijk te houden.


Hoe je dat doet? Om te beginnen met deze vijf vuistregels voor het beheren van een digitaal archief.



1. Bewaar selectief


Sommige bestanden wil je voor lange tijd kunnen bewaren, andere misschien voor een paar maanden. Aan deze bestanden moet je tijd en aandacht besteden. Verspil geen energie aan zaken die het niet waard zijn. Nutteloze, gedateerde of dubbele bestanden kosten opslagruimte die je beter kunt gebruiken. Aan onduidelijke of incomplete bestanden heb je later niets meer, die hoef je dan ook ook niet te bewaren.


Het onnodig bewaren van deze bestanden maakt het alleen maar lastiger om straks de waardevolle informatie terug te vinden.  



2. Maak goede bestandsnamen


Handig als je aan de bestandsnaam kunt zien wat het is. Gebruik logische en duidelijke maar beknopte namen voor je mappen en documenten. Kies een makkelijke standaard manier voor de verschillende soorten bestanden, die voor jou goed werkt. Gebruik in ieder geval nooit spaties en punten in de naam, die kunnen voor problemen zorgen als je de bestanden naar een andere omgeving verplaatst.


Noteer een datum bij voorkeur als jjjjmmdd (20101013 is 13 oktober 2010). Op deze wijze worden bestanden chronologisch aan je gepresenteerd.


Werk je vaak met verschillende versies? Wen jezelf aan om versienummer aan de bestandsnaam toe te voegen (01, 02, 03 etc). Dat is een stuk duidelijker dan 'defdefdef' en voorkomt hopelijk ook dat je per ongeluk de verkeerde versie naar je opdrachtgever stuurt.



3. Organiseer je computer


De meesten onder ons verzamelen lukraak digitale bestanden op de computer. In het beste geval worden deze enigszins in mappen georganiseerd als we vermoeden dat we ze nog eens nodig hebben.


Het is goed om te realiseren dat de zoekfunctie op je computer maar beperkt functioneert. Hij vertelt je niet waarom je iets hebt bewaard en wat de betekenis is van rare afkortingen. Je bestanden een duidelijke naam geven helpt je om ze op een later moment te kunnen terugvinden.


Bewaar bestanden die bij elkaar horen samen in een map. Geef de map een naam die duidelijk maakt bij welk onderwerp, project of activiteit de inhoud hoort.



4. Gebruik geschikte formaten


Je kunt het risico van corruptie en verlies van bestanden verminderen wanneer je kiest voor het meest geschikte, eenvoudigste formaat. Hoe complexer en afhankelijker het formaat, des te groter het risico van fouten en corrupties.


Gebruik formaten die breed ondersteund worden en bij voorkeur open zijn. Open wil zeggen dat de standaard van niemand eigendom is en door iedereen mag worden gebruikt. Niemand is eigenaar van bijvoorbeeld HTML of CSS. Dat is wel het geval bij ‘proprietary’ (gesloten) standaarden, denk aan Microsoft’s Word-formaat.


Voor langetermijn opslag kun je het beter specifieke archiefformaten gebruiken. Dat zijn bijvoorbeeld:


Tekst              PDF/XML


Afbeeldingen
  • Raster        TIFF, PNG
  • Vector        SVG
  • Raster en vector CGM

Geluid            WAV


CAD               DXF


GIS                GML


Video             MXF



5. Kies geschikte opslagmedia



Geen enkele drager heeft eeuwige levensduur of is vrij van risico's. Wat je wel kunt doen is zorgen dat je het risico spreidt door meerdere typen dragers te kiezen. Kies ook liever voor bewezen technologie en dragers waarvan de lange levensduur bewezen is dan de allernieuwste technologie en kies voor dragers die met meerdere typen apparaten van verschillende producenten gelezen kunnen worden.


Maak kopieën en bewaar die op verschillende locaties. Voeg bij elke drager een papieren overzicht van de inhoud en mappenstructuur en bewaar de dragers in goede materiële omstandigheden en voer regelmatig kwaliteitscontroles uit.


Zet digitale informatie over naar een andere drager wanneer de technologie in onbruik dreigt te raken















 


Security code
Refresh